บทความ: ทำอย่างไรเมื่อเอกสารเสียหาย/สูญหาย

ทำอย่างไรเมื่อเอกสารสูญหาย/เสียหาย

เมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยไม่ว่าจะเป็นน้ำท่วม ไฟไหม้ แล้วทำให้เอกสารทางบัญชีเกิดความเสียหาย  มีแนวทางในการจัดการ ดังนี้

กรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้มีการกำหนดไว้ว่า ผู้ประกอบการจะต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารบัญชีไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปี แต่เมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยเอกสารเกิดเสียหายหรือสูญหายขึ้นให้ดำเนินการดังนี้

1. สำรวจว่าเอกสารและข้อมูลทางบัญชีที่เสียหายเป็นของปีและเดือนใด พร้อมกับจดรายละเอียดต่างๆ ไว้เท่าที่จะทำได้

2. ถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน (กรณีเอกสารเสียหาย)

3. แจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจ

4. แจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ภายใน 15 วัน โดยกรอกแบบแจ้งพร้อมนำใบแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจแนบไปด้วย

หลังจากนั้นให้ติดต่อประสานเพื่อขอเอกสารหรือสำเนาเอกสารต่างๆ มาใช้

สำเนาใบกำกับภาษีขาย :  ติดต่อกับลูกค้าที่ได้รับใบกำกับภาษีเพื่อขอถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี หรือพิมพ์ออกมาใหม่ในกรณีใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำ

ใบกำกับภาษีซื้อ :  หาข้อมูลผู้ขายจากรายงานภาษีซื้อ จากนั้นติดต่อกับผู้ขายเพื่อขอใบแทนใบกำกับภาษี หากเป็นกรณีนำเข้า ไม่ต้องติดต่อผู้ขายแต่ให้นำใบขนสินค้าไปแสดงและขอถ่ายสำเนาใบเสร็จรับเงินการชำระภาษีจากกรมศุลกากร

แบบแสดงรายการทางภาษี  :  ขอคัดสำเนาแบบแสดงรายการภาษีจากกรมสรรพากรพื้นที่ / สรรพากรภาค ที่สถานประกอบการตั้งอยู่